Вход на сайт

Модуль «АСПРОМ. Управление проектами и задачами»

Решаемые бизнес-задачи

Если в организации одновременно ведется большое количество проектов, то от качества планирования ресурсов и затрат, точности учета фактической трудоемкости собственных работ и фактических затрат, а также оперативности контроля напрямую зависит эффективность организации. Методология и инструменты управления проектами широко используются во всех сферах проектно-ориентированной деятельности. Важным аспектом в использовании принципов управления проектами является применение инструментальных средств, т. е. специальных программных продуктов.

Модуль «АСПРОМ.Управление проектами и задачами» предназначен для планирования и управления ресурсами, используемыми в проектах, составления графика работ и контроля исполнения работ по проектам.
Модуль «АСПРОМ.Управление проектами и задачами» позволяет решать следующие бизнес-задачи организации:
  • организация календарного планирования проектов и задач
  • автоматизация назначения задач исполнителям и контроля их выполнения
  • организация планирования загрузки ресурсов
  • анализ данных о фактических результатах и использованных ресурсах
  • формирование отчетов по запросу заинтересованных лиц
Модуль «АСПРОМ.Управление проектами и задачами» может использоваться для расширения функционала следующих модулей:
«АСПРОМ.Управление ПСД»
Модуль позволяет создать единый структурированный архив проектной и рабочей документации и предназначен для организации совместной работы сотрудников с документацией
«АСПРОМ.Управление ПСД для Заказчика»
Модуль позволяет организовать единый структурированный электронный архив ПСД и сопроводительной документации и автоматизировать процессы работы с ними с использованием настраиваемых матриц согласования
В состав модуля «АСПРОМ.Управление проектами и задачами» входят следующие компоненты:
«АСПРОМ.Управление рабочими процессами»
Автоматизация процессов рассмотрения, согласования и утверждения документации, а также процесса выдачи поручений и контроля их исполнения
«АСПРОМ.Производственный календарь»
Настройка календарей рабочего времени организации
«АСПРОМ.Организационная структура»
Структурированное хранилище данных о подразделениях и сотрудниках организации
«АСПРОМ.Замещение пользователей»
Организация работы замещающего пользователя с задачами замещаемого на период отсутствия
«АСПРОМ.Связи»
Автоматическое или ручное связывание элементов Системы, которые логически связаны между собой

Описание решения

Процесс управления проектами и задачами

Процесс управления проектами и задачами состоит из трех основных блоков (Рис. 1). Для каждого блока реализован базовый инструментарий для управления данными на любом этапе процесса.

Общий процесс
Рис. 1. Общий процесс

Сетевое планирование (по методу критического пути)

Для задания структуры проекта используется сетевое планирование (по методу критического пути). Каждый проект можно разбить на этапы и отдельные задачи. Структура проекта отображается в виде дерева (Рис. 2).

Отображение структуры проекта
Рис. 2. Отображение структуры проекта

Задание характеристик проекта и задач

Проект и задача имеют свою карточку с определенным набором атрибутов (Рисунок 3, Рисунок 4). Таким образом, в карточке указывается первичная информация о проекте или задаче: плановые и фактические сроки исполнения, трудозатраты, исполнители для задач.

Поддерживается интеграция с организационной структурой, т.е. назначение человеческих ресурсов в качестве исполнителей задач производится путем выбора из справочника организационной структуры.

 Карточка проекта Рис. 3. Карточка проекта
Карточка задачи Рис. 4. Карточка задачи

Ведение диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта позволяет графически отображать и редактировать задачи проекта.

Используя отображение календарного плана проекта в виде диаграммы Ганта (Рисунок 5), можно при помощи мыши изменять начало и продолжительность задач. Поскольку в модуле «АСПРОМ.Управление проектами и задачами» поддерживается связь предшественник-последователь между задачами, на диаграмме Ганта данные связи наглядно отображаются.

 Диаграмма Ганта Рис. 5. Диаграмма Ганта

Разграничение доступа к материалам проекта

Ролевой доступ к материалам проекта позволяет разграничить доступ сотрудников к данным.

Модуль «АСПРОМ.Управление проектами и задачами» обеспечивает требуемый уровень безопасности данных, предоставляя возможность назначать уникальные права доступа на различные узлы проекта в зависимости от роли пользователя.

Планирование загрузки ресурсов

При назначении исполнителей на задачи необходимо учитывать их загрузку (Рис/ 6). В области планирования загрузки ресурсов указывается, в какие даты сотрудник занят. Если сотрудник был назначен исполнителем для нескольких параллельных задач, Система это покажет

Данный инструмент позволяет планировать загрузку не только человеческих, но и материальных ресурсов.

Планирование загрузки ресурсов
Рис. 6. Планирование загрузки ресурсов

Исполнение задач по проекту

После создания задачи по проекту ее можно отправить на исполнение назначенному исполнителю. У назначенного исполнителя в пункте навигационного меню «Мои задачи» появится задача с темой и сроком, соответствующими его задаче в рамках проекта. После выполнения задачи, на карточке задачи в рамках проекта автоматически заполнятся фактическая дата завершения и трудозатраты.

При получении задачи на электронную почту исполнителя приходит уведомление об этом.

План-фактный анализ проектов

Модуль «АСПРОМ.Управление проектами и задачами» позволяет проводить автоматический сбор данных о фактическом выполнении задач и отображать данные на диаграмме Ганта.

Своевременность выполнения сотрудниками задач по проектам можно отслеживать при помощи отчета по задачам проекта, отображающем количество выполненных и просроченных задач за период в разрезе проектов и исполнителей (Рис. 7).

Отчет о просроченных задачах и проектах
Рис. 7. Отчет о просроченных задачах и проектах

В зависимости от дополнительных требований могут быть разработаны любые другие аналитические отчеты по проектам и задачам. Разработка отчетов производится с использованием SQL Server Reporting Services.

Эффект от внедрения

Руководитель: использование модуля «АСПРОМ.Управление проектами и задачами» позволяет эффективно планировать проекты, ресурсы и контролировать исполнение задач по проектам.
Как следствие, получаем следующий бизнес-эффект:
  • предоставляется возможность планирования и контроля реализации большого количества проектов (портфеля, программы)
  • становится обоснованным и контролируемым процесс распределения ресурсов на проекты
  • обеспечивается контроль и прозрачность исполнения задач по проектам
  • предоставляется возможность автоматического формирования отчетов по проектам
  • улучшается оперативное управление командой проекта, становятся более эффективными коммуникации внутри команды
Сотрудник: с использованием модуля «АСПРОМ.Управление проектами и задачами» своевременно приходят уведомления о назначенных задачах по проектам, упрощается планирование рабочего времени, есть возможность указать реальные трудозатраты при выполнении той или иной задачи, упрощается взаимодействие с командой проекта.