Вход на сайт

Модуль «АСПРОМ. Управление ПСД для Заказчика»

Решаемые бизнес-задачи

Организация, являющаяся заказчиком проектно-сметной документации (ПСД), при увеличении объемов поступающей на рассмотрение и согласование документации сталкивается с такими проблемами, как несвоевременная регистрация и размещение документации в архиве, ошибки при регистрации и каталогизации документов из-за больших объемов информации, несвоевременное доведение актуальных версий/ревизий до согласующих лиц и путаница с версиями в целом у сотрудников, сложный поиск документации и невозможность контроля своевременности согласования и исполнительской дисциплины.

Модуль «АСПРОМ.Управление ПСД для Заказчика» позволяет решать следующие бизнес-задачи организации:
  • организация единого электронного архива
  • организация автоматической загрузки документов в Систему
  • автоматизация процесса регистрации документов
  • автоматизация процесса каталогизации документов
  • автоматизация процессов согласования и рассмотрения ПСД и сопроводительной документации по настраиваемым матрицам согласования
Модуль «АСПРОМ.Управление ПСД для Заказчика» позволяет организовать единый структурированный электронный архив ПСД и сопроводительной документации и автоматизировать процессы работы с ними с использованием настраиваемых матриц согласования.
В состав модуля «АСПРОМ.Управление ПСД для Заказчика» входят следующие компоненты:
«АСПРОМ.Управление рабочими процессами»
Автоматизация процессов рассмотрения, согласования и утверждения документации, а также процесса выдачи поручений и контроля их исполнения
«АСПРОМ.Шаблоны документов»
Создание документов на основе заложенных в Системе шаблонов, а также автоматическое заполнение документов, созданных на основе шаблона, значениями атрибутов карточек элементов
«АСПРОМ.Организационная структура»
Структурированное хранилище данных о подразделениях и сотрудниках организации
«АСПРОМ.Замещение пользователей»
Организация работы замещающего пользователя с задачами замещаемого на период отсутствия
«АСПРОМ.Связи»
Автоматическое или ручное связывание элементов Системы, которые логически связаны между собой

Описание решения

Ведение электронного архива

Электронный архив документов позволяет структурировано хранить ПСД и сопроводительные документы.

Электронный архив документов включает следующие возможности:

  • наличие у каждого документа архива карточки с набором необходимых атрибутов (пример на Рис. 1)
  • поддержка нескольких видов документов для удобства категоризации (документ ПСД, входящий документ, протокол и пр.). Для каждого вида документа может быть настроен шаблон, таким образом, документы в рамках модуля будут создаваться сотрудниками по единому утвержденному стандарту
  • ведение версионности документов
  • возможность работы с ревизиями документов (автоматическое связывание разных ревизий одного документа, быстрый переход между ревизиями, динамическое вычисление последней ревизии при открытии документа и т.д.)
  • механизм связывания документов (входящий – исходящий, основной документ – приложение и пр.)
  • механизм создания документов на основании (с автоматическим заполнением некоторых полей карточки и обеспечением необходимых связей между документами)
  • механизмы копирования и перемещения каталогов и документов при работе через браузер
  • механизм автоматической выгрузки документации по проекту с учетом иерархии каталогов в архив
  • оповещения об изменениях документа (личные настройки каждого пользователя) и т.д
Карточка общего документа (основные атрибуты) Рис. 1. Карточка общего документа (основные атрибуты)

Стандартизация структуры каталогов проекта

Возможность ведения шаблона структуры проекта позволяет стандартизировать структуру каталогов проекта.

Вся проектная и сопроводительная документация хранится в дереве каталогов в Проектной библиотеке. Структура каталогов проекта может быть сохранена как шаблон, при этом модуль позволяет сохранить неограниченное число шаблонов структур. Далее весь шаблон структуры проекта или его часть может быть развернута в новом проекте. Также в шаблоне может храниться нормативная документация, инструкции и другие документы, необходимые для работы на каждом из проектов

Автоматизация загрузки документов

Автоматическая загрузка документов позволяет сократить время сотрудников на загрузку документов и избежать человеческих ошибок при загрузке.

Модуль «АСПРОМ.Управление ПСД для Заказчика» предоставляет возможности для автоматической загрузки документов в Систему, полученных по электронной почте или выложенных на FTP сервер. Автоматически загружаемая документация помещается в определенный каталог проекта. Соответствие электронного адреса (или адреса FTP сервера) и проекта задается в карточке каждого проекта.

При загрузке осуществляется автоматический разбор имени загружаемого документа и автоматическое формирование кода документа.

Модуль «АСПРОМ.Управление ПСД для Заказчика» предусматривает инструмент для настройки различных вариантов кодирования документов в зависимости от проекта, стадии проекта или типа документа.

При загрузке документа, если имя загружаемого документа корректно закодировано, оно будет распознано, и в результате часть атрибутов на карточке документа будет автоматически заполнена.

Дополнительно предусмотрена возможность принудительного распознавания кода в имени документа для случаев, когда документ был загружен ранее, чем были сделаны все необходимые настройки.

В случае если имя загружаемого документа не закодировано корректно, то сотрудник, занимающийся регистрацией документа, должен будет вручную заполнить атрибуты карточки, после чего сформируется код документа.

Модуль предусматривает автоматическую распаковку заархивированных документов.

При загрузке заархивированного документа (zip, rar) производится автоматическая распаковка архива, и каждый документ, содержащийся в архиве, помещается в Систему отдельно. Также поддерживается распаковка многотомных архивов. Дополнительно предусмотрена принудительная распаковка заархивированных документов для запароленных архивов.

Автоматизация регистрации и каталогизации документов

Автоматическая регистрация и каталогизация документов позволяет без лишних действий переместить документ в нужный каталог Проектной библиотеки в зависимости от заполненных значений атрибутов карточки.

После автоматической загрузки документов в Систему, они помещаются в предопределенный каталог. Далее можно вручную перенести документ в надлежащий каталог, либо воспользоваться механизмом автоматической регистрации, которая подразумевает размещение документа в нужный каталог Проектной библиотеки.

При регистрации документа с карточки он автоматически переносится в целевой каталог Проектной библиотеки, который определяется автоматически, в зависимости от значений атрибутов на карточке документа.

При регистрации одного или нескольких документов одновременно из представления библиотеки документы не только переносятся в целевые каталоги Проектной библиотеки, но и автоматически запускаются процессы согласования документов (см. «Автоматизация процессов согласования и утверждения »). Результаты групповой регистрации отображаются пользователю в понятном виде (Рис. 2).

Результаты регистрации
Рис. 2. Результаты регистрации

Автоматизация процессов согласования и утверждения ПСД

Модуль «АСПРОМ.Управление ПСД для Заказчика» включает процесс согласования и утверждения документации. Исполнители этапов согласования и утверждения задаются в настраиваемой Матрице согласования и зависят от таких атрибутов документа, как проект, стадия проекта, тип документа, книга или марка и т.п. (Рис. 3).

Каждый из согласующих имеет на выбор несколько результатов выполнения своей задачи (Рис. 4).

Пример элемента матрицы согласования Рис. 3.Пример элемента матрицы согласования
 Карточка задачи Рис. 4. Карточка задачи

В любой момент инициатор рабочего процесса или любой исполнитель задачи по процессу (согласующий или утверждающий) может увидеть, на каком этапе находится процесс, открыв вкладку «Состояние процесса» (Рис. 5).

Вкладка «Состояние процесса» Рис. 5. Вкладка «Состояние процесса»

Организация совместной работы пользователей

Модуль «АСПРОМ.Управление ПСД для Заказчика» поддерживает следующие возможности совместной работы пользователей:

  • ведение единого справочника контрагентов и, при необходимости, контактных лиц в привязке к контрагентам
  • механизм разрешений (разграничение прав доступа пользователей к каталогам и объектам Системы в зависимости от выполняемой на проекте роли)
  • использование ролевой модели в автоматизированных процессах/li>
  • механизм уведомлений о получении задачи на электронную почту пользователя

Эффект от внедрения

Руководитель: с использованием модуля «АСПРОМ.Управление ПСД для Заказчика» организация получает структурированный архив ПСД и сопроводительной документации; процесс согласования документации легко контролируем и выполняется в срок.
Как следствие, получаем следующий бизнес-эффект:
  • поддерживается требуемый уровень безопасности данных за счет установленных разрешений
  • улучшается исполнительская дисциплина за счет прозрачности процессов согласования
  • соблюдаются сроки согласования и утверждения документации, что позволяет избежать штрафных санкций со стороны контрагентов
  • высвобождаются ресурсы за счет сокращения времени сотрудников на загрузку, регистрацию и поиск документации в структурированном электронном архиве
Делопроизводитель: сокращается время, и минимизируются человеческие ошибки при регистрации документов.

За счет автоматической загрузки, регистрации и каталогизации документов значительно сокращается время, затрачиваемое делопроизводителями на выполнение подобных рутинных операций. Также сводятся к минимуму ошибки при регистрации документов, связанные с человеческим фактором. Дополнительно, благодаря структурированному архиву и системе поиска сотрудники самостоятельно находят документацию в архиве и не отвлекают на поиски делопроизводителей

Сотрудник: с использованием модуля «АСПРОМ.Управление ПСД для Заказчика» оптимизируется работа с документацией

Сотрудники организации своевременно получают задачи на согласование или утверждение документации, понимают отведенный на это срок. Сотрудники самостоятельно могут ориентироваться в архиве документации за счет унифицированной структуры всех проектов и настроенного поиска. В любой момент времени работа производится с актуальной версией (ревизией) документа.