Вход на сайт

Модуль «АСПРОМ. Управление ПСД»

Решаемые бизнес-задачи

Любая организация, занимающаяся проектированием зданий и сооружений, линейных объектов и т.д., рано или поздно сталкивается с проблемами, связанными с взаимодействием сотрудников при проектировании, с невозможностью контроля сроков проектирования, непрозрачностью процессов проверки и согласования документации.

Модуль «АСПРОМ.Управление ПСД» позволяет создать единый структурированный архив проектной и рабочей документации и предназначен для организации совместной работы сотрудников с документацией.
Модуль «АСПРОМ.Управление ПСД» позволяет решать следующие бизнес-задачи организации:
  • организация единого структурированного электронного архива
  • регламентация работы с проектной и рабочей документацией, установка единых правил оформления, хранения и пользования документами
  • обеспечение взаимодействия и коммуникаций команды проекта
  • разграничение доступа к документации на основе ролевых полномочий
  • автоматизация процессов разработки и согласования документации
Расширением модуля «АСПРОМ.Управление ПСД» является модуль:
«АСПРОМ.Делопроизводство»
Модуль позволяет организовать единый электронный архив документов (входящих и исходящих писем, ОРД и прочих управленческих документов) и автоматизировать процессы работы с ними
В состав модуля «АСПРОМ.Делопроизводство» входят следующие компоненты:
«АСПРОМ.Управление рабочими процессами»
Автоматизация процессов рассмотрения, согласования и утверждения документации, а также процесса выдачи поручений и контроля их исполнения
«АСПРОМ.Шаблоны документов»
Создание документов на основе заложенных в Системе шаблонов, а также автоматическое заполнение документов, созданных на основе шаблона, значениями атрибутов карточек элементов
«АСПРОМ.Организационная структура»
Структурированное хранилище данных о подразделениях и сотрудниках организации
«АСПРОМ.Замещение пользователей»
Организация работы замещающего пользователя с задачами замещаемого на период отсутствия
«АСПРОМ.Связи»
Автоматическое или ручное связывание элементов Системы, которые логически связаны между собой

Описание решения

Ведение электронного архива

Электронный архив позволяет структурировано хранить проектную и рабочую документацию.

Вся проектная и рабочая документация хранится в дереве каталогов в Проектной библиотеке. Структура каталогов проекта может быть сохранена как шаблон, при этом модуль позволяет сохранить неограниченное число шаблонов структур. Создавая структуру нового проекта из шаблона, можно выбрать либо все элементы структуры шаблона, либо только те, которые необходимы в данном проекте (Рис. 1). Также в шаблоне может храниться нормативная документация, инструкции и другие документы, необходимые для работы на каждом из проектов.

Структура и обозначение папок шаблона по умолчанию соответствуют требованиям стандарта ГОСТ Р 21.1101.

Выбор структуры шаблона для копирования Рис. 1. Выбор структуры шаблона для копирования

Проект и проектная папка имеют свою карточку с набором атрибутов (Рис. 2, Рис. 3).

Для каждого проекта необходимо указать команду реализации проекта в соответствии с приказом. Для проектных папок доступно указание команды, которая будет работать над разделом или комплектом/книгой (Рис. 3). Указание команд позволяет разграничить доступ к папкам и документам на основе ролевых полномочий.

 Карточка проекта Рис. 2. Карточка проекта

Карточка раздела (проектной папки) Рис. 3. Карточка раздела (проектной папки)

Механизм наследования исполнителей ролей позволяет упростить заполнение и внесение изменений в состав команды реализации проекта и команд реализации разделов. При сохранении новой папки предусмотрена возможность копирования исполнителей ролей из вышележащей папки. При изменении исполнителей ролей в папке будет предложено наследовать исполнителей ролей в нижележащие папки.

Разработка документации

Разработка документации максимально адаптирована для проектировщика.

Каждый документ ПСД имеет карточку с набором необходимых атрибутов. В карточке указывается команда исполнителей ролей, участвующих в разработке и проверке документа.

В ходе разработки документации могут добавляться и храниться в Системе рабочие материалы – временные документы по проекту. После завершения проекта доступно автоматическое групповое удаление всех рабочих материалов проекта.

Работа с документами опирается на следующие возможности:
  • ведение версионности документов
  • совместная конкурентная работа по редактированию документов
  • автоматическое формирование шифра документа ПСД по заданным правилам
  • возможность хранения связанных документов, в том числе отсканированные копии подписанного документа
  • фиксация состояния разработки документации

Формирование пакета документации

Механизм выгрузки документации по проекту позволяет оперативно сформировать пакет документации для передачи Заказчику или на экспертизу.

Механизм выгрузки документации подразумевает экспорт документов всего проекта или выбранной проектной папки с сохранением структуры выгружаемой документации.

Все выгрузки хранятся заданное время, по истечении настроенного срока хранения выгруженные документы удаляются

Архивирование проекта

Механизм архивирования проекта автоматизирует рутинные операции по подготовке к переводу проекта в архив.

После сдачи комплекта документации Заказчику проект необходимо перевести в архив. Данный механизм позволяет:

  • удалить пустые папки в проектной структуре
  • удалить предыдущие версии документов, кроме установленного количества последних версий
  • установить проекту архивный статус

Просмотр официальной переписки по проекту

При использовании модуля «АСПРОМ.Управление ПСД» совместно с модулем «АСПРОМ.Делопроизводство» доступен просмотр официальной переписки по проекту или проектной папке (Рис. 4).

Список входящих документов по проекту
Рис. 4. Список входящих документов по проекту

Автоматизация процессов проверки и согласования документации

Модуль «АСПРОМ.Управление ПСД» включает следующие процессы:

  • процесс согласования задания на разработку документации
  • процесс проверки документа ПСД
  • процесс согласования комплекта документов

Исполнители ролей процессов задаются в командах реализации проекта и проектных папок. Все настройки ролей согласно приказу выполняет администратор проекта при создании проекта и поддерживает в актуальном состоянии в ходе реализации проекта.

По каждой задаче процесса исполнитель задачи получает уведомление на электронную почту

Эффект от внедрения

Руководитель: использование модуля «АСПРОМ.Управление ПСД» позволяет организовать эффективную работу с документацией по проектам, управлять процессами разработки и согласования документации.
Как следствие, получаем следующий бизнес-эффект:
  • упрощается процедура запуска новых проектов или этапов в работу
  • обеспечивается соблюдение требований стандартов организации за счет использования шаблонов структур и документов
  • организуется совместная работа сотрудников с документами проекта
  • улучшается исполнительская дисциплина за счет прозрачности процессов согласования
  • соблюдаются сроки разработки документации, что позволяет избежать штрафных санкций со стороны Заказчиков
  • контролируется доступ сотрудников к проектным папкам и документам
Сотрудник: с использованием модуля «АСПРОМ.Управление ПСД» упрощается доступ и поиск документов, создание проектных документов, сводится к минимуму выполнение рутинных операций по формированию шифров, заполнению атрибутов документов, подготовки документации к передаче Заказчику.