Вход на сайт

Модуль «АСПРОМ. Управление взаимодействием»

Решаемые бизнес-задачи

Любая организация, занимающаяся продажами, преследует следующие цели:

  • качественное управление продажами, привлечение новых клиентов, планирование и контроль работ по управлению продуктовыми линейками и сопутствующими сервисами
  • предоставление сотрудникам единого и удобного интерфейса для обработки информации, структурированного ведения взаимодействий с клиентами, работы с элементами документооборота, обеспечивающими весь цикл продаж
  • обеспечение высокого уровня взаимодействия подразделений за счет мотивации персонала и личной ответственности
  • своевременное принятие управленческих решений, основанных на использовании различных вариантов отчетности и развитых инструментов маркетинговой аналитики
Модуль «АСПРОМ.Управление взаимодействием» предназначен для организации удобного и эффективного планирования и осуществления взаимодействий с клиентами, а также накопления и использования опыта предыдущих взаимодействий для достижения наилучшего эффекта в работе организации.
Модуль «АСПРОМ.Управление взаимодействием» позволяет решать следующие бизнес-задачи организации:
  • организация единой клиентской базы
  • организация единого хранилища всех маркетинговых воздействий и всех взаимодействий с клиентами
  • автоматизация управления задачами и контроль их исполнения
  • автоматизация управления политиками взаимоотношений с клиентами
  • формирование отчетов «план/факт» по личным показателям сотрудников, а также по общим результатам взаимодействий с клиентами
  • формирование унифицированных документов: коммерческих предложений, договоров и т.п. на основе заложенных в Системе шаблонов
В состав модуля «АСПРОМ.Управление взаимодействием» входят следующие компоненты:
«АСПРОМ.Управление рабочими процессами»
Автоматизация процессов рассмотрения, согласования и утверждения документации, а также процесса выдачи поручений и контроля их исполнения
«АСПРОМ.Шаблоны документов»
Создание документов на основе заложенных в Системе шаблонов, а также автоматическое заполнение документов, созданных на основе шаблона, значениями атрибутов карточек элементов
«АСПРОМ.Организационная структура»
Структурированное хранилище данных о подразделениях и сотрудниках организации
«АСПРОМ.Замещение пользователей»
Организация работы замещающего пользователя с задачами замещаемого на период отсутствия
«АСПРОМ.Связи»
Автоматическое или ручное связывание элементов Системы, которые логически связаны между собой

Описание решения

Ведение единой клиентской базы

Модуль «АСПРОМ.Управление взаимодействием» предоставляет возможность ведения единой базы клиентов (Рис. 1). Для удобства пользователей возможна настройка цветовой дифференциации строк, например, в зависимости от статуса контрагента.

Список «Контрагенты»
Рис. 1. Список «Контрагенты»

Для каждого клиента может быть указано неограниченное число контактных лиц. Таким образом, обладая соответствующим уровнем прав доступа, из карточки клиента всегда можно увидеть всех его контактных лиц.

В единой базе клиентов предусмотрен механизм проверки на дубли. При сохранении карточки нового контрагента выполняется автоматический поиск похожих контрагентов в базе (по бренду, телефону, e-mail). Если найден дубль, нового контрагента сохранить нельзя.

Общий принцип работы с базой контрагентов
Рис. 2. Общий принцип работы с базой контрагентов
При работе с каждым контрагентом пользователь фиксирует особенности клиента, его особые пожелания. Как результат, организация может обратиться к «нужному» клиенту в «правильный» момент времени, с наиболее эффективным предложением и по наиболее удобному для клиента каналу взаимодействия.

Подобный способ работы с контрагентами является наиболее эффективным для накопления корпоративных знаний.

Список контрагентов поддерживает функции быстрой фильтрации, сортировки и группировки значений. Благодаря этому пользователь может быстро найти своего клиента, а руководитель оценить результаты работы своих подчиненных.

Все элементы, с которыми работают пользователи в модуле «АСПРОМ.Управление взаимодействием», так или иначе привязаны к контрагентам и контактным лицам (Рис. 2)

Вследствие этого, открыв карточку контрагента, можно, например, увидеть все его заявки на одной из вкладок карточки (Рис. 3).

Карточка контрагента
Рис. 3. Карточка контрагента

Регистрация взаимодействий с клиентами

Модуль «АСПРОМ.Управление взаимодействием» в первую очередь предназначен для удобного и эффективного общения с клиентами. В ходе своей работы пользователь регистрирует каждое свое взаимодействие с каждым клиентом (Рис. 4). В результате, руководитель централизовано видит все этапы работы со всеми клиентами своих сотрудников, что позволяет выстраивать стратегию для последующих взаимодействий.

  Регистрация взаимодействий с клиентами Рис. 4. Регистрация взаимодействий с клиентамиа

Для каждого взаимодействия предназначена карточка с заданным набором атрибутов (Рис. 5), которую должен заполнить пользователь при регистрации взаимодействия

Для каждой стадии работ можно присвоить свой процент вероятности сделки. В этом случае по имеющимся взаимодействиям можно будет спрогнозировать возможность и дату заключения сделки.

В качестве вида взаимодействия могут использоваться такие значения, как исходящий звонок, входящий звонок, личная встреча, исходящее письмо, показ, входящее письмо и пр.
В качестве результата могут быть значения: назначена встреча, подтверждена встреча, проведена встреча, назначен показ, проведен показ, договор подписан, продолжение работ на текущей стадии и пр.

Модуль «АСПРОМ.Управление взаимодействием» можно настроить таким образом, чтобы взаимодействия с клиентами регистрировались автоматически, например, при обновлении карточки рабочего элемента.

Макет карточки взаимодействия с клиентом Рис. 5. Макет карточки взаимодействия с клиентом

Работа с взаимодействиями с клиентами

Модуль «АСПРОМ.Управление взаимодействием» предоставляет возможность визуального отображения всех запланированных событий в виде календаря (Рис. 6). Все события в календаре можно разделить по категориям и выделить каждую категорию цветом. Пользователь может переключаться от одной категории к другой и контролировать события разных категорий по отдельности

Модуль «АСПРОМ.Управление взаимодействием» позволяет настроить автоматическую рассылку уведомлений пользователям по каким-либо событиям. Например, оповещения о запланированных взаимодействиях с клиентами или уведомление об истечении срока действия договора. Данная функция позволяет вовремя актуализировать документы, не забывать о встречах и намеченных переговорах.

Отображение событий в календаре по группам Рис. 6. Отображение событий в календаре по группам

Работа с документами

Модуль «АСПРОМ.Управление взаимодействием» поддерживает работу с документами, сопровождающими продажи (коммерческие предложения, договоры и пр.). Каждому документу соответствует карточка с заданным набором атрибутов, содержащих первичную информацию о документе (Рис. 7).

Наличие компонента «АСПРОМ.Шаблоны документов» в составе модуля, позволяет настроить свой шаблон для каждого типа документа. Таким образом, при создании документа пользователь будет использовать всегда актуальный шаблон, что позволит избежать ошибок при формировании документов. Дополнительно в документ, созданный по шаблону, могут быть проставлены значения атрибутов карточки.

Карточка документа Рис. 7. Карточка документа

Анализ показателей эффективности

В модуле «АСПРОМ.Управление взаимодействием» предусмотрены отчеты, позволяющие анализировать показатели эффективности работы сотрудников (Рис. 8).

Отчет
Рис. 8. Отчет

Отчет по показателям эффективности может быть настроен таким образом, чтобы сотрудник получал информацию только по своим показателям и показателям подчиненных.

В зависимости от дополнительных требований могут быть разработаны любые другие аналитические отчеты. Разработка отчетов производится с использованием SQL Server Reporting Services. Отчет может быть экспортирован на рабочее место пользователя как документ Excel, PDF и пр.

Эффект от внедрения

Руководитель: использование модуля «АСПРОМ.Управление взаимодействием» позволяет организовать эффективную и легко контролируемую работу сотрудников с клиентами, обеспечивает взаимозаменяемость сотрудников.
Как следствие, получаем следующий бизнес-эффект:
  • обеспечивается персональный подход к каждому клиенту, привлечение новых клиентов и удержание постоянных за счет накопления корпоративных данных
  • при условии корректного ведения сотрудниками своих контрагентов и взаимодействий, своевременного заполнения и поддержки в актуальном состоянии данных, сводятся к нулю вероятность «информационных провалов» и риски потери важной информации
  • гарантируется высокое качество работы с клиентами за счет того, что фиксируются ответственные на каждой стадии, ведется история взаимоотношений организации с клиентами, пользователи автоматически уведомляются о необходимых действиях, принимаются оперативные управленческие решения, прогнозируются продажи и взаимодействия в зависимости от рыночной ситуации
  • предоставляется возможность оперативно и обоснованно принимать решения о поощрениях и мотивации персонала за счет аналитических отчетов по показателям в разрезе подразделений и отдельных сотрудников
Сотрудник: с использованием модуля «АСПРОМ.Управление взаимодействием» устраняются несогласованности в работе между отделами за счет хранения информации в едином общедоступном месте, оптимизируются и упрощаются процедуры взаимодействий с клиентами
В частности получаем следующие преимущества:
  • улучшаются личные показатели эффективности за счет повышения скорости реакции на запросы клиентов благодаря быстрому поиску, использованию готовых актуальных шаблонов документов, возможности использования всей накопленной информации о клиенте
  • практически исключаются ошибки, связанные с человеческим фактором, за счет дополнительной защиты от некачественного ввода информации, дублирования данных, а также за счет наличия необходимого перечня документов, обеспечивающих продажи и дальнейший сервис, созданных по утвержденным шаблонам
  • сокращается время на формирование отчетов руководству или передачу дел коллегам благодаря тому, что большую часть информации руководитель или другой сотрудник может получить самостоятельно непосредственно из Системы